匯報(bào)請(qǐng)示小竅門(mén)
一天上午，阿素的上司要去機(jī)場(chǎng)趕12 點(diǎn)的飛機(jī)，9 點(diǎn)鐘一上班，他就讓阿素匯報(bào)一下準(zhǔn)備接待上海來(lái)的一個(gè)大客戶(hù)的情況。見(jiàn)上司這么著急，阿素想讓上司把情況了解得更清楚些，于是她就滔滔不絕地介紹起事情的背景來(lái)：
“客戶(hù)是上海的，但其實(shí)他們?nèi)爽F(xiàn)在南京。他們先到江蘇有點(diǎn)事??”
“你說(shuō)的是什么？！有沒(méi)有重點(diǎn)，亂七八糟，挑關(guān)鍵的說(shuō)！”
上司這么一批評(píng)，阿素慌了神，她結(jié)結(jié)巴巴不知說(shuō)什么好了。
當(dāng)然，上司的態(tài)度也不完全正確，可在那種緊急的情況下，上司的心情可以理解，可阿素匯報(bào)情況的方式就有點(diǎn)欠思考了。一般來(lái)說(shuō)，上司在聽(tīng)匯報(bào)時(shí)只注重結(jié)果，不太關(guān)心過(guò)程，所以，現(xiàn)在你一上來(lái)，就這樣云里來(lái)霧里去毫無(wú)重點(diǎn)地把前三百年后五百年的背景遂一介紹，誰(shuí)能受得了啊，更別說(shuō)是惜時(shí)如金的上司了，因此只有當(dāng)上司向你問(wèn)起事情的來(lái)龍去脈時(shí)，你才可以介紹事情的背景。
作為職場(chǎng)女性，當(dāng)你向上司匯報(bào)工作時(shí)，有以下幾點(diǎn)務(wù)須記住：首先，要清楚自己該向上司匯報(bào)什么，做到心中有數(shù)，向上司匯報(bào)時(shí)要盡量減少不必要的背景介紹，按結(jié)論、經(jīng)過(guò)和理由這樣的順序匯報(bào)（也可以按結(jié)論、理由和經(jīng)過(guò)這樣的順序匯報(bào)）；向上司報(bào)告工作，時(shí)間的選擇也很重要，最好在完成某項(xiàng)工作之后或者在談完其他工作的時(shí)候順便匯報(bào)。如果情況不是很緊急，不要打斷上司的工作進(jìn)行專(zhuān)門(mén)匯報(bào)。如果確實(shí)有特殊情況，需要盡快匯報(bào)，那么即使上司不催促，你也應(yīng)盡快把工作匯報(bào)完，因?yàn)樯纤究隙ㄏＭM早了解工作情況。在匯報(bào)時(shí)不要事無(wú)巨細(xì)，并且擔(dān)心上司聽(tīng)不明白，其實(shí)只要匯報(bào)按上司的指示把工作完成即可，例如上司讓你發(fā)郵件，你辦完之后，只需簡(jiǎn)單地告知上司一下就可以了。
在匯報(bào)比較重要的工作時(shí)，最后把重點(diǎn)內(nèi)容歸納總結(jié)，言簡(jiǎn)意賅地寫(xiě)出重點(diǎn)上交即可。比如可以這樣寫(xiě)：
關(guān)于在浙江分公司召開(kāi)營(yíng)銷(xiāo)工作會(huì)議的事，我在給您的報(bào)告里已簡(jiǎn)單寫(xiě)明了。重點(diǎn)主要有以下兩點(diǎn)：一是我公司的新產(chǎn)品展示會(huì)，將在溫嶺和杭州舉行；再一點(diǎn)就是商品的電視廣告制作，我公司決定由乙方廣告公司負(fù)責(zé)，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題由他們先提出預(yù)算，對(duì)方已同意。關(guān)于在溫嶺和杭州舉辦新產(chǎn)品展示會(huì)的具體時(shí)間、場(chǎng)所、費(fèi)用等問(wèn)題，我已在報(bào)告中作了說(shuō)明，請(qǐng)您指示。職場(chǎng)中人不僅要經(jīng)常向上司匯報(bào)工作，而且還要經(jīng)常向上司請(qǐng)示，所以，請(qǐng)示的方法也很重要。
請(qǐng)示時(shí)要作好記錄的準(zhǔn)備，按5W 1H 原則作好記錄。5W 1H即：W hen、W here、W ho、W hat、W hy 和How 。如果對(duì)上司指示有不清楚的地方，不要急于發(fā)問(wèn)，可以先記下來(lái)，等上司基本說(shuō)完之后再詳細(xì)咨詢(xún)。對(duì)于上司指示的要點(diǎn)，特別是一些數(shù)字，一定要重復(fù)一遍，請(qǐng)上司確認(rèn)。對(duì)于上司的指示，如果你了解一些相關(guān)的信息，或自己有什么建議和設(shè)想，應(yīng)說(shuō)出來(lái)給上司參考；如果你在接受上司給你的工作指示時(shí)，發(fā)現(xiàn)接受的工作與自己現(xiàn)有的工作在時(shí)間上有沖突，應(yīng)馬上說(shuō)出來(lái)，請(qǐng)上司給予適當(dāng)調(diào)整。
作為職場(chǎng)新人，可能其他部門(mén)的上司也會(huì)讓你臨時(shí)幫他辦些事情，如果事情簡(jiǎn)單，就另當(dāng)別論，如果處理起來(lái)要花費(fèi)一定的時(shí)間和精力，你就應(yīng)該向自己的直接上司匯報(bào)。如果不向自己的直接上司匯報(bào)，上司又從其他的人那里聽(tīng)到了這件事的話(huà)，他可能會(huì)不高興，那時(shí)候，豈不是亡羊補(bǔ)牢嗎？因此最好還是先請(qǐng)示一下為好。
