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外交函件是國家領導人、外交代表之間進行外事交涉的來往信函。
外交函件用于交流雙方的觀點、意見，協(xié)商與聯(lián)系解決問題。
根據(jù)通信者雙方的身份及通信內容的重要程度，分正式函件和便函。
正式函件用于國家領導人、外交部長、大使、代辦等有全權代表身份者交涉重要事項，如邀請、應邀、致謝、建議、表態(tài)、吊唁、慰問等，是莊重的外交信件，一般機密性較高。文首寫明國名或首都名、受函者職銜、姓名、尊稱，文尾寫致敬語、發(fā)函者職銜、親筆署名、發(fā)函年月日與地點，以示鄭重。
便函用于事務性內容，如一般的祝賀、吊唁、饋贈、邀請進餐或觀看演出、借還物品等。格式比較隨便。外交函件有時也用于國家機關、團體、企事業(yè)單位和地方政府領導人致他國相應機構和人士交涉事務。
外交電報是一國的領導人、外交機關及其派出機構或代表發(fā)給他國或國際組織和代表的公務電報。
外交電報是一種常用的快速通訊的外交文書，其內容與用法同外交函件相似，有邀請電、賀電、唁電、慰問電、感謝電等。電文簡短，文字精煉。
外交電報按發(fā)電者形式可分為單發(fā)與聯(lián)發(fā)兩種：
單發(fā)電報系由單一組織或個人名義拍發(fā)的電報。
聯(lián)發(fā)電報系由兩個或兩個以上組織或個人名義聯(lián)名發(fā)出的電報。按內容及保密要求可分為密電和明電。傳遞方式有通過電訊號傳輸文字內容的電報,有直接傳送文件 圖表和照片的傳真電報。
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