商務應酬書信
分類: 通信禮儀
禮儀詞典
編輯 : 禮儀知識
發布 : 12-12
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應酬書信是商業領域使用頻率較高的書信。因為在整個商務流通領域，很講究情感的聯絡和交往，以此來增進友誼，促進貿易。這類書信與一般書信的禮儀要領和格式基本相同。應酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是借助文字向受信人說話。要使對方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果，寫信就要符合書寫格式和書信語言的禮儀規范。否則，就會鬧出笑話，影響交際效果乃至誤事。
稱謂要得體。稱謂即稱呼，要符合寄信人同受信人的特定關系。一般來說，平時對對方稱呼什么，信的開頭就寫什么。在格式上，稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫，單獨成行，以示尊重，它有很強的禮儀作用。寫給非親屬關系的長輩，一般在姓氏后面加職務，如李經理、張校長，或以某老相稱；寫給自己敬佩的長者可在稱呼前加上“尊敬的”三字，盡量避免指名道姓；對平輩或小輩則可直呼其名，或稱兄道弟，或稱“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相稱。
稱呼之后一般還要加提稱語，即用來提高稱謂的詞語，如對尊長用“尊鑒” 、“賜鑒” 、“鈞鑒” 、“崇鑒” ；對平輩用“臺鑒” 、“大鑒” 、“惠鑒” ；對晚輩用“青鑒” 、“收覽” ；對女士用“芳鑒” 、“淑鑒” 、“懿鑒”（對年高者） ；對夫婦用“儷鑒” 、“同鑒” 、“均鑒”等。書信中的這種敬語使用時要注意與稱謂相配合。
問候要熱情。抬頭之后的承啟語（應酬語）起開場白的作用。無論是經常通信的還是久未聯系的，向對方問候一聲，是必不可少的禮節。因此，信的開頭應有問候語。如“奉讀惠書，如見故人！”或“久疏問候，不知近來可好？”問候語可長可短，即使短到“你好”兩字，也應是發自內心，體現出寫信人的一片真誠，而不是“應景文章” 。問候要切合雙方關系，交淺不宜言深，以簡捷、自然為宜。
內容要準確。正文是書信的主體，即寫信人要說的事，要論的理，要敘的情。
正文一般從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內容盡管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以表情達意、準確率直為原則。除言之有物、通情達理、文辭通暢、字跡工整以外，還要措詞得體，即根據受信人的特點及寫信人與受信人的特定關系進行措詞（包括敬語、謙詞的選擇，語調的掌握等） ；一般來說，應先談談有關對方的事情，表示關切、重視或謝意、敬意，然后再寫自己要陳述的事理。正文寫好后，如發現內容有遺漏，可補充寫在結尾后面；并在補述語前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補述語不宜過長。
祝頌要誠懇。正文后的問候祝頌語雖然只幾個字，但表示寫信人對受信人的祝愿、欽敬、慰勉，也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語有格式上的規范要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式，如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對收信人的良好祝愿。如對尊長，可寫“敬請福安” 、“敬請金安” 、“敬請太安” 、“恭請平安” ；給平輩的信，則用“順頌時祺” ，春天可寫“此頌
春安” ，逢年可寫“即請年安” 、“此請歲安” ，平時用“敬頌時綏”之類；給晚輩的信，可只用“即頌刻好” 、“順問近好”之類，不用“請” 。
此外，祝頌語還可根據受信人的境況、職業而有所區別，如對新婚者或夫婦，用“恭請喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請儷安” 、“即頌雙祺” ，對方遠行用“遙祝旅安” ，對方患病寫“即頌痊安” 。按對方職業可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財祺”等。
箋文的最后，要署上寫信人的名字和寫信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應的自稱，即對受信人的自稱，如給老師寫信時自稱“學生” 、“弟子” 、“受業” 。名字之下，還要選用適當的禮告敬辭，如對尊長，在署名后應加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等；對平輩在署名后加“敬白” 、“謹啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。
封文用尊稱。封文（信皮）的主要內容除要清楚、準確地寫明受信人地址及郵碼、受信人姓名、發信人地址、郵碼及姓名以外，還要恰當地選用封文中的禮貌用詞。首先，要注意受信人的稱呼。封文是寫給郵遞員看的，因此在受信人名字后面不宜用“父” 、“夫” 、“兒”之類的親屬稱謂，而應根據受信人的職銜、年齡等，寫上“教授” 、“醫生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次，要講究“啟封辭” 、“緘封辭”的選擇。“啟封辭”是請受信人拆封的禮貌語詞，它表示發信人對受信人的感情和態度。一般對高齡尊長用“安啟” 、“福啟” ，對其余長輩用“鈞啟” 、“賜啟” ；對平輩，可依照受信人的身份、性別，分別用“勛啟”（對軍人） 、“文啟”（對教師） 、“芳啟”（對女士） ；對晚輩用“手啟” ，對子女可直寫“手拆” 、“收拆” 、“收覽” 。“緘”字的用法也有講究。給長輩的信宜用“謹緘” ，對平輩用“緘” ，對晚輩用“手緘” 。明信片、賀年片等因無封套，因而無所謂“啟”和“緘” 。
收信回復要及時。受信人收到來信后，應及時啟閱和回復，這是最基本的通信禮節之一。在復信里，應言明對方來信收到的時間。對于向自己求助的信和商務函件，應及時給予明確的答復；即使暫時幫不上忙或不能滿足要求，也應告知對方，以免其惦念。對極個別不宜回復的信件，如求愛信及所謂“幸運環”的來信，可以置之不理，但不宜將其內容有意張揚和曝光。
書信的宜與忌。書信作為交際禮儀文書，也有它的禁忌：
在筆種上以毛筆、鋼筆為宜，忌用鉛筆；在墨色上，以黑藍顏色為佳，忌用彩色墨水，因為在不少西方國家里，紅的表示絕交，綠的表示求愛；保護通信自由，私人信件應秘不示人，不能私藏、私拆他人信件，即使遇見他人讀信，也不應湊近聽、看。
