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如何創(chuàng)造和諧的會晤氣氛？

任何會晤都是在一定氣氛下進行的。洽談氣氛和諧與否，直接影響著整個洽談的進程和結局。為了創(chuàng)造一種輕松、誠摯、友好、合作的氣氛，會晤人員應注意如下幾點。
抓住洽談開始的瞬間。良好的氣氛往往是在洽談開始的瞬間形成的，因此雙方人員應以友好的態(tài)度出現(xiàn)在對方面前，特別是作為東道主的一方應先行到達談判室，并在門口迎候客人。
① 雙方人員見面，先要互相介紹。介紹與自我介紹要大方得體，遵守禮儀規(guī)則。介紹時要落落大方，介紹完畢要互相握手致禮。若有名片，應主動遞上并微微點頭，以顯示彬彬有禮的風度，也為以后的聯(lián)系合作提供方便。如進行自我介紹，應吐詞清楚，適當提高嗓音，目光要注視對方，以示對對方的尊重，切忌邊自我介紹邊東張西望，使人感到態(tài)度冷淡，有失禮貌。如果對方是外商，則要依各國文化、禮節(jié)的不同決定介紹、握手的方式。② 注意談吐舉止。洽談人員的談吐要輕松自如，舉止要文雅大方，謙虛有禮，分寸得當，不可拘謹慌張。見面后可略事寒暄，進入正題之前，宜談些輕松的非業(yè)務性的中性話題，如旅途經歷、季節(jié)氣候、文體表演、各自愛好或以往合作經歷等，但開頭的寒暄不宜過長，以免沖淡洽談氣氛。③ 儀表是洽談人員的廣告，應適當注意服裝整潔挺括，端莊高雅，神情飽滿，給人以良好的第一印象。
自然進入洽談正題。進入洽談正題是雙方所期待的。最適宜的方式是以輕松、自然的語氣先談談雙方容易達成一致意見的話題。如“咱們先把今天洽談的程序確定下來，您看如何？”這種問話既能體現(xiàn)尊重對方、表示愿以平等態(tài)度商討問題的誠意，同時也最容易得到對方的肯定答復，有助于創(chuàng)造一種一致的氣氛。在這種心平氣和、協(xié)商一致的氛圍下，然后分別陳述己方對有關問題的看法和基本原則。但這種陳述應簡明扼要，重點突出，準確而有彈性。讓對方感到你的坦率和真誠。這種陳述措詞要得體，語調、語速要適中，既表明自己的意圖和要求，又不引起對方的反感和不安。對方陳述時，要認真傾聽，這種傾聽，是“耳到、眼到、心到、腦到”綜合效應的聽，并注意記錄和分析，不能漫不經心，左顧右盼。須知，認真傾聽不僅是對對方的尊重，而且可以從對方那些似乎無意的話語中發(fā)現(xiàn)對方隱蔽的動機和心理活動。所以老練的談判者一坐到談判桌前，就注意傾聽對方的陳述，留心其措詞，琢磨其語言的內涵。同時，這還能給對方造成一種心情愉快、樂于繼續(xù)講述的氣氛。

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